BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pada era teknologi sekarang ini, maraknya penggunaan system untuk mempermudah manusia dalam melaksanakan kegiatannya sudah sangat lazim dan banyak ditemukan. Seperti contoh dari system yang akan kita bahas sekaran ini, yaitu system yang digunakan oleh “Kelab Bugar Primalaras” untuk melakukan pendaftaran bagi calon pelanggannya.
Dalam melakukan pendaftaran bagi calon membernya, ”Kelab Bugar Primalaras” menggunakan sistem, dimana sistem tersebut terintegrasi satu dengan yang lain. Dalam hal ini dapat kami berikan contoh yaitu dalam pembuatan member, “kelab Bugar Primalaras” resepsionis terintegrasi dengan kasir, dan juga accounting. Setaip bagian memiliki kepentingannya sendiri dalam integrasi ini.
Dalam makalah ini akan dibahas secara khusus tentang cara dan juga system yang digunakan dalam pendaftaran para calon member baru yang akan bergabung dengan “Kelab Bugar Primalaras”
Rumusan Masalah
Dalam makalah ini akan dibahas poin-poin masalah yang terjadi dalam system yang digunakan oleh “Kelab Bugar Primalaras”. Beberapa masalah ini terbagi dalam 2 kategori yaitu masalah terstruktur dan semi terstruktur. Dua masalah pertama adalah masalah terstruktur, sedangkan dua masalah berikutnya adalah masalah yang semi terstruktur.
Pertanyaan yang ditanyakan dalam rumusan masalah adalah:
1. Bagaimanakah system membantu menginput data member baru?
2. Bagaimanakah system membantu manajemen dalam mengetahui kapan membership seseorang akan berakhir?
3. Data apa saja yang diperlukan untuk mendaftarkan diri menjadi member?
4. Bagaimanakah bila ada data dari member yang salah input?
Tujuan
- Untuk menjawab bagaimana “Kelab Bugar Primalaras” menggunakan system untuk membantu kinerja manajemen dalam mengurus masalah membership terutama pendaftaran keanggotaan dan kapan keanggotaan seorang member akan habis.
- Langkah yang diambil apabila ada salah input klien oleh resepsionis.
- Untuk mengetahui apakah system pemrosesan data dalam input member baru sudah efisien.
BAB II
LANDASAN TEORI
Dalam buku Management Information Systems dari Raymond McLeod, Jr. dan George P. Schell, dikatakan bahwa Diagram arus data adalah penyajian grafis dari sebuah system yang mempergunakan empat bentuk symbol untuk mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling tersambung. Dalam makalah ini kami membahas tentang dataflow diagram yang menjelaskan bagaimana data dalam “Kelab Bugar Primalaras” saling tersambungkan antara satu dengan yang lain sehingga dapat menjadi sebuah system yang saling terintegrasi.
Adapun mengenai pengertian sistem informasi dapat dilihat pada penjelasan dibawah ini dibawah ini :
Pengertian Data
Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angka-angka,huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi ,karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan oleh pengambil keputusan . untuk lebih meeyakinkan bahwa data tidak dapat terlepas dari dari informasi dapat dilihat dari definisi mengenai informasi.
Pengertian sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi pemerintahan , karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan atau instansi pemerintah , baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsure-unsur yang terkait dalam sistem tersebut.
Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan , berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Pengertian informasi
Dalam manajemen , informasi merupakan data yang telah diproses sehingga mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data, sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkanm suatu kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu tertentu . Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Informasi diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sistem informasi adalah sistem yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi.
Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang terhadap informasi , karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
Komponen – komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok, yaitu :
1. Blok masukan (input)
Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi.
Input disini termasuk Metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan , yang dapat berupa dokumen - dokumen dasar.
2 . Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur,logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Teknisi,perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data.
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras computer, basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut data base manajemen sistem ( DBMS ).
6. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.5 Sistem informasi manajemen
Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Peranan sistem informasi bagi manajemen
Manajemen menbutuhkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan yang akan dilakukan sumber informasi eksternal dan informasi internal. Informasi internal dapat diperoleh dari sistem informasi berupa informasi yang dihasilkan dari operasi pengolahan data elektrnik (PDE) dan informasi Non PDE.
Analisis sistem
Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planing)
Dan sebelum tahap perancangan.Tahap analisis sistem merupakan tahap yang kritis dan sangat penting , karena kesalahan didalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap berikutnya.
Analisis sistem (system analisis) dapat didefinisikan sebagai :
Analisis Sistem yaitu Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan , kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Dalam pembahasan ini kami menggunakan Data flow diagram nomor 0 (figure 0 diagram). Hal ini karena kami ingin menggambarkan secara umum bagaimana arus data dalam registrasi itu dapat saling terintegrasi.
Dalam bab 9 tentang manajemen resiko mereka menyatakan bahwa resiko harus dapat didentifikasi untuk mengurangi kerugian yang mungkin dapat dialami oleh perusahaan. Beberapa cara yang dapat dilakukan untuk memproteksi data adalah: memasang firewall, memperbaharui keamanan, memberikan ID unik pada setiap orang yang memiliki kemudahan mengakses data, membatasi, akses data pada orang yang ingin tahu, dan lainnya. Tetapi dalam makalah ini kami hanya membatasi diri kami untuk membahas penanganan keamanan dengan cara membatasi akses pada orang-orang yang ingin tahu. Baik dengan perbedaan otorisasi maupun dengan pemberian kata sandi dan ID.
BAB III
PEMBAHASAN
Gambaran Umum Perusahaan:
“Kelab Bugar Primalaras” adalah sebuah pusat kebugaran yang memiliki banyak fasilitas di sekitar bidang kebugaran tubuh. Contohnya adalah Fitness center, Yoga, Pilates, aerobic, dll.
Dalam menjalankan usahanya, “Kelab Bugar Primalaras” menggunakan system yang terintegrasi satu dangan yang lain. Sistem yang terintegrasi adalah system pendaftaran member, serta penggunaan member.
Dalam sistem pendaftaran member, ”Kelab Bugar Primalaras” terintregasi antara Receptionist, Cashier, Accounting dan Database. Hal ini digunakan demi kemudahan dalam melakukan pendataan member, agar tidak ada data yang double, serta untuk lebih dapat memperhatikan member secara personal.
Proses Sistem
Urutan sistem yang digunakan apabila ingin mengisi suatu member yang baru adalah:
1. Pelanggan mengisi form aplikasi member (tiga rangkap) dan membayar biaya pendaftaran pada receptionist.
2. Setelah itu Receptionist melakukan input data member pada database. Selain itu, receptionist juga memberikan form pendaftaran pelanggan ke bagian cashier beserta dengan uang pendaftarannya.
3. Setelah menerima uang pendaftaran dan juga data pelanggan, cashier memberikan bill (tiga rangkap) kepada receptionist.
4. Setelah menerima bill dari cashier, receptionist menyerahkan bill dan form aplikasi yang berwarna putih ke pelanggan. Sedangakan untuk accounting dia menyerakan bill merah & kuning serta application form yang berwarna merah.
5. Setelah itu Resepsionis membuat kartu member dan diserahkan ke pelanggan.
Flowchart System
Dari data Flowchart di atas dapat kita lihat bahwapada saat pertama kali melakukan pendaftaran, pelanggan mengisi form pendaftaran (F.P) serta membayar uang pendaftaran.
Uang pendaftaran diberikan pada resepsionis, dimana resepsionis akan memberikan uang pembayaran itu kepada kasir untuk dibuatkan bill untuk diserahkan kembali kepada pelanggan.
Pelanggan mengisi form pedaftaran sebanyak 3 (tiga) rangkap. Rangkap pertama diberikan kepada resepsionis yang digunakan untuk membuat kartu member (K.M) untuk diserahkan kembali ke pelanggan, form rangkap ke dua diserahkan kepada accounting, lalu form rangkap ke tiga akan disimpan sebagai arsip dalam penyimpanan data
Data Flow Diagram
Simulasi (excel)
NO Member. | Nama Pelanggan | Alamat | No telp | Tempat/ tanggal lahir | Kategori | Harga | Daftar Tanggal | Berakhir Tanggal |
1010001 | Herdan Budianto | Jl. Semolowaru elok 12/5 | 089822827721 | Jakarta, 8 Februari 1979 | Personal Anually | 3600000 | 12/12/2009 | 12/12/2010 |
1030002 | Arief Sutanto | Jl. Raya Jemur 113/G8 | 085622882752 | Surabaya, 14 maret 1987 | Indonesian | 400000 | 5/9/2009 | 5/9/2010 |
1020003 | Cliven Budianduk | Jl. Gerilya Utara 212/16b | 0817313155 | Madura, 13 Oktober 1989 | Students | 200000 | 15/9/2009 | 15/9/2010 |
1020006 | Stenley Adianto | Jl. Graha Family 229 | 08787771178 | Sumatra Utara, 17 Agustus 1986 | Personal 2 Years | 6000000 | 14/1/2009 | 14/1/2010 |
1090007 | Richard Surya | Jl. HR Muhammad 32b/3 | 08989991090 | Surabaya, 10 September 1989 | Pengangguran | Data Salah | 12/11/2009 | 12/11/2010 |
Tabel Kategori | ||||||||
Personal Anually | 3600000 | |||||||
Personal 2 Years | 6000000 | |||||||
Personal 3 Months | 900000 | |||||||
Expatriate | 450000 | |||||||
Indonesian | 400000 | |||||||
Students | 200000 | |||||||
Dalam simulasi ini dilakukan simulasi penginputan data kustomer, proses serta output yang diberikan oleh sistem . Dalam simulasi ini diberikan sistem dimana untuk dapat mengetahu harga dari kategori yang tersedia, user cukup mengetikkan nama kategori yang diinginkan. Misalkan user mengetik expatriate, maka akan secara otomastis data yang keluar di kolom harga adalah 450.000. sistem ini menggunakan excel dengan rumus: =IF(F2="Personal Anually","3600000",IF(F2="Personal 2 Years","6000000",IF(F2="Personal 3 Months","900000",IF(F2="Expatriate","450000",IF(F2="Indonesian","400000",IF(F2="Students","200000","Data Salah")))))) pada kolom harga. Apabila kategori yang dimasukkan diluar kategori yang ada maka secara otomatis akan keluar tulisan “Data Salah”. Untuk data data lainnya yang tersedia user memasukkan dari data form yang diberikan oleh para pelanggan, sesuai dengan flowchart dan juga DFD yang ada.
Dalam kolom daftar tanggal adalah tanggal pendaftaran dari menber itu. Kapan member itu mendaftarkan diri langsung dicatat pada hari itu juga. Sedangngkan berakhir tanggal menunjukkan kapan keanggotaan member di “Kelab Bugar Primalaras” berakhir.
Pengamanan Sistem
Dalam menjaga keamanan dan privacy dari pelanggan, “Kelab Bugar Primalaras" pengaksesan database sangat dibatasi pada divisi tertentu. Pengaksesan secara penuh hanya bisa oleh resepsionis, hal itupun diproteksi dengan adanya password yang hanya diketahui oleh para resepsionis. Pengaksesan penuh oleh operator ditujukan apabila pelanggan ingin melakukan modifikasi pada data yang telah di entry sebelumnya.
Sedangkan untuk pengaksesan oleh divisi lainnya adalah divisi Cashier, diberi pembatasan hanya dapat melihat data nama dan juga jenis member yang diambil untuk tujuan administratif semata. Untuk divisi accounting juga diberikan akses yang serupa dengan tujuan untuk mencocokan data pembayaran dari Cashier dengan data pembayaran yang ada di database.
Untuk pengamanan lainnya adalah sistem password yang di sediakan untuk masing masing divisi seperti yang telah dijabarkan di atas. Selain itu untuk back up dan penyimpanan data digunakan sebuah sistem server yang terintegrasi yang digunakan oleh banyak divisi untuk mengakses data yang dibutuhkan oleh divisinya masing-masing.
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
Menjawab rumusan masalah yang ada pada BAB I pendahuluan yaitu:
1. Bagaimanakah system membantu menginput data member baru?
Sistem membantu manajemen dalam menginput data member baru dengan cara memasukkan data yang telah diinput oelh resepsionis ke dalam database. Di dalam database data data ini akan dapat diakses untuk dilihat kembali. Tujuan melihat kembali data data di database adalah untu mengetahui kapan keanggotaan berakhir dan juga untuk memberikan promosi dari “Kelab Buga Primalaras” kepada klien.
2. Bagaimanakah system membantu manajemen dalam mengetahui kapan membership seseorang akan berakhir?
Sistem membantu manajemen mengetahui kapan membership seseorang akan berakhir dengan cara mencantumkan pada display. Selain itu pada saat member tersebut berakhir masa berlangganannya maka akan terpampang suatu notifikasi siapa saja yang telah habis masa berlangganannya dan setelah itu secara otomatis mereka akan dimintai keterangan oleh system apakah ingin melakukan perpanjangan. Jika tidak maka kartu member mereka tidak akan bias dipakai lagi.
3. Data apa saja yang diperlukan untuk mendaftarkan diri menjadi member?
Data yang dibutuhkan untu mendaftarkan diri menjadi member di “Kelab Bugar Primalaras” dapat dilihat di simulasi di atas, yaitu: Nama lengkap, alamat dan tempat tanggal lahir.
4. Bagaimanakah bila ada data dari member yang salah input?
Apabila ada kesalahan input data dari klien, maka “Kelab Bugar Primalaras” dapat melakukan koreksi dengan cara: resepsionis masuk ke dalam data pelanggan, lalu melakukan modifikasi data yang dikehendaki, setelah itu melakukan penyimpanan terhadap data tersebut. Hal ini hanya bias dilakukan oleh Resepsionis agar keamanan serta kevalidan data dapat tetap terjaga.
Secara umum dapat disimpulkan bahwa “Kelab Bugar Primalaras” sangat membutuhkan system informasi dalam kegiatan bisnisnya karena “Kelab Bugar Primalaras” memiliki banyak sekali member. Selain itu adalah sangat sulit jika untuk mengetahui kapan membership seseorang berakhir dengan cara manual atau menelusiri arsip satu per satu. Dengan system yang secara itiomatis memberikan notifikasi dan mematikan kartu member, maka masalah itu tidak akan ada lagi dan kegiatan operasional perusahaan akan berjalan dengan lancar.
DAFTAR PUSTAKA
Raymond McLeod,Jr. & George P.Schell. 2008. Management Information Systems edisi 10 Penerbit Salemba Empat.
No comments:
Post a Comment